근로자명부 양식은 사업장에서 근로자를 채용할 때 반드시 작성·보관해야 하는 법정 문서로, 근로기준법 제41조 및 시행령 제20조에 근거해 운영됩니다.
고용노동부가 제시한 표준양식을 따르거나 자체 양식을 사용하되, 법정 기재사항은 반드시 포함해야 하며, 미작성 시 과태료가 부과될 수 있으므로 각별한 주의가 필요합니다.
근로자명부란 무엇인가요?
근로자명부는 근로자의 인적사항과 고용정보, 업무 관련 이력을 체계적으로 관리하는 문서입니다.
근로기준법 제41조에 따라 모든 사업장에서 근로자 1인 이상을 고용하면 의무적으로 작성해야 하며, 사업주가 직접 보관하고 관리해야 하는 핵심 인사서류입니다.
근로자명부는 다음과 같은 목적으로 활용됩니다.
- 근로감독 시 자료 제출
- 법적 분쟁 발생 시 증빙
- 근로자의 고용·이직·퇴직 관리
- 임금 및 복지제도 운용 참고
근로자명부 필수 기재 항목
근로자명부에는 반드시 다음 항목들이 포함되어야 합니다. 고용노동부 표준양식(근로기준법 시행규칙 별지 제16호, 제25호)을 기준으로 정리하면 다음과 같습니다.
- 성명, 성별, 생년월일
- 주소, 연락처
- 부양가족 수
- 종사하는 업무의 종류
- 학력, 경력, 병역
- 고용일(입사일), 계약기간, 갱신일
- 해고/퇴직/사망일 및 사유
- 근로계약조건(근무장소, 임금, 근무시간 등)
- 자격증, 기능, 특기사항(건강, 휴직 이력 등)
이 외에도 실무상 자주 포함되는 항목으로는 이메일, 담당부서, 고용형태(정규직/계약직 등), 근무상태(재직/휴직/퇴직) 등이 있으며, 회사 실정에 맞게 추가 작성이 가능합니다.
근로자명부 양식 예시
| 항목 | 내용 예시 |
|---|---|
| 성명 | 홍길동 |
| 성별 | 남 |
| 생년월일 | 1990-01-01 |
| 주소 | 경기도 수원시 영통구 OO로 123 |
| 연락처 | 010-1234-5678 |
| 부양가족 | 2명 |
| 종사하는 업무 | 생산관리, 품질보증 |
| 최종학력 | OO대학교 기계공학과 졸업 |
| 경력 | 2015~2018 (A사 생산팀 근무) |
| 자격/기능 | 품질관리기사, 운전면허 1종보통 |
| 병역 | 군필(육군 병장 전역) |
| 고용일(입사일) | 2024-03-01 |
| 계약기간 | 2024-03-01 ~ 2025-02-28 |
| 갱신일 | 2025-03-01 |
| 퇴직/해고/사망일 | 2026-02-28 |
| 사유 | 계약만료 |
| 근로계약조건 | 주5일제, 시급 10,000원, 09~18시 |
| 특기사항 | 2024년 10월~12월 육아휴직 예정 |
작성 및 보관 시 유의사항
근로자명부는 단순한 서류가 아닌 법적으로 규정된 ‘의무 보관 문서’입니다. 작성 및 보관 과정에서 다음의 유의사항을 반드시 지켜야 합니다.
- 작성 시기: 근로자 고용 직후 즉시 작성
- 보관 장소: 사업장 내 인사관리부서 또는 안전한 보관 공간
- 보존 기간: 작성일로부터 3년간 보존 의무
- 내용 변경 시: 주소, 연락처, 계약조건 등 변경사항 발생 시 즉시 수정
- 전자파일 보관 가능: 전자문서로 관리하는 것도 인정됨
- 과태료 부과: 미작성 또는 허위기재 시 500만 원 이하 과태료 부과 가능
자주 묻는 질문(FAQ)
Q) 근로자명부는 모든 사업장에서 작성해야 하나요?
A) 네. 근로자 1인 이상 고용한 사업장은 업종·규모와 관계없이 의무적으로 작성해야 합니다.
Q) 일용직 근로자도 명부 작성 대상인가요?
A) 사용기간이 30일 미만인 경우에는 근로자명부 작성 의무가 면제될 수 있습니다.
Q) 종이로만 작성해야 하나요?
A) 아닙니다. 전산 양식으로 작성하거나 ERP 등 인사 시스템으로 관리해도 법적 요건을 충족하면 인정됩니다.
Q) 퇴직한 근로자의 명부는 언제까지 보관해야 하나요?
A) 퇴직일로부터 3년간 보관해야 하며, 이후에는 개인정보 보호법에 따라 안전하게 파기해야 합니다.
Q) 양식은 자율적으로 만들어도 되나요?
A) 가능합니다. 단, 근로기준법상 필수 항목을 모두 포함해야 하며, 고용노동부 표준양식 사용을 권장합니다.
